Hoe wij SCRUM gebruiken

Ondanks dat SCRUM bedacht is voor grotere teams die software ontwikkelen is het goed toe te passen met kleinere teams (of zelfs solo) en in andere branches. Daarom een kijkje in onze keuken zodat je een beeld hebt hoe SCRUM voor kleinere teams is toe te passen.

SCRUM in marketing en communicatie

Onze branche -marketing en communicatiebranche- is een mooi voorbeeld van gebruik van SCRUM in een andere branche dan softwareontwikkeling. Marketeers kregen al vroeg te maken met SCRUM omdat ze vaak software of techniek gebruiken om hun acties uit te voeren. En de software- en webdevelopers gebruikten steeds vaker die methodiek. Dat liep niet synchroon met de manier van werken van de marketeers en hun verwachtingen. Zij hebben vaak een helder beeld voor ogen en een harde deadline. De techneuten met hun SCRUM werkten ineens “incrementeel” en wilden geen harde toezeggingen doen over het opleveren van functionaliteiten. De marketeers merkten wel dat developers makkelijker omgingen met veranderende wensen. Want dat kunnen marketeers heel erg goed, op het laatste moment nieuwe inzichten, net andere wensen of prioriteiten stellen. Dus het was best fijn eigenlijk, dat er ruimte is voor aanpassingen. De logische stap is dan om dezelfde cyclus aan te nemen en ook te gaan werken in sprints.

SCRUM is niet voor alles

Voor je dagelijkse werkzaamheden is SCRUM gebruiken zinloos. Zo gaat een boekhouder niet elke 2 weken een sprint plannen met werkzaamheden die hij toch al dagelijks uitvoert. Maar stapt hij over naar een nieuw softwarepakket dan is SCRUM heel handig. Want dat doe je in stapjes en je werkt naar een eindresultaat.

Voor ons zijn dat de criteria om te kiezen voor SCRUM. Een eindresultaat waarvoor de werkzaamheden zijn op te knippen in kleinere brokken en die afzonderlijk van elkaar gerealiseerd kunnen worden. Wij noemen ze ook wel miniprojectjes. SCRUM helpt ons om focus te houden op dat deel van de werkzaamheden en die dan ook gedaan te krijgen. Zelfs als we met meerdere partijen samenwerken.

Omschrijving van de miniprojectjes

Om alles goed in te schatten en te plannen schrijven we de miniprojectjes uit, de userstories. De vorm die wij gebruiken is:

Als [rol] wil ik [functie/product] zodat [gewenst resultaat].

Waarbij er in de omschrijving geen onduidelijkheden of tegenstrijdigheden zitten. Het moet ook op zichzelf staand activiteit of deliverable zijn. Dus geen andere werkzaamheden of deliverable in de omschrijving bevatten. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een e-mailcampagne. Briefing, tekstschrijven, vormgeving, maken van e-mailtemplate, het maken van een landingspagina en het versturen naar geselecteerde ontvangers zijn allemaal aparte projectjes.

Discipline

Dagelijks stand-ups houden is geen ritueel dat voor elke klant of situatie geschikt is. Met de meeste klanten hebben we tijdens de sprint 2x per week een call. Dit is vaak voldoende om de voortgang er in te houden. Tijdens de stand-up kijken we op het online sprintboard naar de werkzaamheden in de sprint. We lopen ze allemaal na en verplaatsen ze tijdens de stand-up van “Busy” naar “Done” en van “Sprint backlog” naar “Busy”. Zo zorgen we dat iedereen ziet wat de status en voortgang is.

Zelf houden we elke dag een stand-up en bespreken dan alle acties die we voor die dag gepland hebben staan. Voor alle klanten en onze eigen activiteiten. Zo houden we overzicht en controle op voortgang van alle lopende activiteiten.

Tools

Voor de sprintboarden gebruiken we Trello. Hierin maken we voor elke klant een eigen board aan. Alle teamleden gebruiken Trello en de meeste stakeholders kijken er op mee. Het fijne van Trello is dat iedereen online mee kan kijken en door het gebruik van de userstories niet te gedetailleerd is.

Voor taken gebruiken wij en alle teamleden Asana. Sommige stakeholders kijken mee, maar voor de meesten is dit veel te gedetailleerd. Het mooie van Asana is dat je projecten kan groeperen en kan laten zien in een kalenderoverzicht. Zo gebruiken we Asana voor het opzetten en bijhouden van contentkalenders.

Hoe goed doet jouw e-mailmarketing actie het?

Ieder jaar voert de DDMA de Nationale E-mail Benchmark uit. Ook voor 2015 is die beschikbaar (PDF download). Het mooie van de E-mail Benchmark is dat je houvast hebt om je eigen e-mailmarketing acties mee te vergelijken.

Wat zijn nu eigenlijk de belangrijkste punten die je als ondernemer kunt gebruiken in jouw aanpak? Dat zijn vooral feiten over hoe veel mailings worden geopend en hoeveel er geklikt wordt. En wanneer precies en welk moment het beste resultaat oplevert.

De pareltjes om echt eens te gaan testen in jouw e-mailmarketing campagnes hebben we voor je in een infographic gezet. Zo hip…

Infographic e-mailmarketing benchmark 2015

Infographic e-mailmarketing benchmark 2015

Infographic e-mailmarketing benchmark 2015

Vakantie! Een paar leestips.

Vakantie, wat een lekker vooruitzicht. Ruimte, rust, tijd om uit te blazen en nieuwe inzichten op te doen. Een boek geeft je vaak net dat ene inzicht of idee waar je verder mee kunt. Heb je al een flinke stapel om mee te nemen? Dan kun je dit stukje overslaan of bewaren voor later.

Mooi, je leest verder. Dus nu moet ik leveren…

Tip 1 De Enthousiasme Trilogie Flame, Flood, Flow – Rijn Vogelaar
Een inspirerende trilogie die je op twee manieren kunt lezen. Of je leest ‘m in één ruk uit óf je leest een stuk en gebruikt dat in je strategie, tactiek of dagelijks werk. Zelf ben ik van het laatste, want de inspiratie vliegt naar binnen en is direct toepasbaar. Het boek is logisch opgebouwd en geeft je een prima framework om je strategie mee aan te vullen.
Het eerste deel draait om de Flame, de lucifer en het kleine brandhout waarmee je het vuurtje start. Een idee, product of dienst en de hoe je dat de wereld in helpt.
Het tweede deel Flood gaat over de manier waarop ideeën worden opgepakt. Hoe je medewerkers, klanten, doelgroep en anderen je idee overnemen en verder verspreiden. Je hebt een stam of community nodig om je idee vleugels te geven. Hier komt enthousiasme om de hoek kijken. Kun je er enthousiast over vertellen en kunnen je medewerkers dat en klanten dat naar hun vrienden en bekenden?
Tenslotte is er Flow. Hoe blijft je idee aan de oppervlakte en blijven mensen er enthousiast over.

Tip 2 De kracht van scrum – Rini van Solingen & Eelco Rustenburg
Wil je lekker lezen én wat opsteken over scrum? In een goed verteld verhaal nemen Rini & Eelco je mee in een van de hotste projectmanagement topics. Het boek leest heerlijk weg en in een uurtje heb je veel inzicht in scrum. Met een beetje lef kun je het hiermee al een eerste project met scrum uitvoeren. Mart Verhulst is CTO bij een software bedrijf. Een project voor zijn belangrijkste klant wil niet vlotten. De relatie met zijn klant staat onder druk. Een oplossing is nodig, Mart reist naar zijn klant af voor overleg. Mart drinkt een biertje in de hotellobby om te ontspannen na de meeting en ontmoet Pekka. Het gesprek gaat al snel over het project. Pekka blijkt scrum-coach en heeft een heel andere kijk op de aanpak van het project. Dat zet Mart aan het denken. En het lijkt een longshot, maar Mart vraagt Pekka om met zijn scrum aanpak het project vlot te trekken.

Tip 3 Verleiden op het internet – Aartjan van Arkel
Nee, het gaat niet om het binnenlokken van een schone via internetchat. There’s an app for that… Aartjan schrijft over het verleiden van bezoekers op je site voor de volgende stap en de stap daarna, tot ze uiteindelijk doen waar jij op hoopt. “Hope is not a strategy” heb ik ergens gehoord. Met de tips uit Verleiden op internet wordt hopen verwachten. Je weet in ieder geval zeker dat je er alles aan doet om het voor de bezoeker op je site zo makkelijk en aantrekkelijk mogelijk te maken. Het fijne van dit boek is dat je het naast je toetsenbord kan leggen, een hoofdstuk leest en direct je site gaat aanpassen. Lekker praktisch dus.