Hoe wij SCRUM gebruiken

Ondanks dat SCRUM bedacht is voor grotere teams die software ontwikkelen is het goed toe te passen met kleinere teams (of zelfs solo) en in andere branches. Daarom een kijkje in onze keuken zodat je een beeld hebt hoe SCRUM voor kleinere teams is toe te passen.

SCRUM in marketing en communicatie

Onze branche -marketing en communicatiebranche- is een mooi voorbeeld van gebruik van SCRUM in een andere branche dan softwareontwikkeling. Marketeers kregen al vroeg te maken met SCRUM omdat ze vaak software of techniek gebruiken om hun acties uit te voeren. En de software- en webdevelopers gebruikten steeds vaker die methodiek. Dat liep niet synchroon met de manier van werken van de marketeers en hun verwachtingen. Zij hebben vaak een helder beeld voor ogen en een harde deadline. De techneuten met hun SCRUM werkten ineens “incrementeel” en wilden geen harde toezeggingen doen over het opleveren van functionaliteiten. De marketeers merkten wel dat developers makkelijker omgingen met veranderende wensen. Want dat kunnen marketeers heel erg goed, op het laatste moment nieuwe inzichten, net andere wensen of prioriteiten stellen. Dus het was best fijn eigenlijk, dat er ruimte is voor aanpassingen. De logische stap is dan om dezelfde cyclus aan te nemen en ook te gaan werken in sprints.

SCRUM is niet voor alles

Voor je dagelijkse werkzaamheden is SCRUM gebruiken zinloos. Zo gaat een boekhouder niet elke 2 weken een sprint plannen met werkzaamheden die hij toch al dagelijks uitvoert. Maar stapt hij over naar een nieuw softwarepakket dan is SCRUM heel handig. Want dat doe je in stapjes en je werkt naar een eindresultaat.

Voor ons zijn dat de criteria om te kiezen voor SCRUM. Een eindresultaat waarvoor de werkzaamheden zijn op te knippen in kleinere brokken en die afzonderlijk van elkaar gerealiseerd kunnen worden. Wij noemen ze ook wel miniprojectjes. SCRUM helpt ons om focus te houden op dat deel van de werkzaamheden en die dan ook gedaan te krijgen. Zelfs als we met meerdere partijen samenwerken.

Omschrijving van de miniprojectjes

Om alles goed in te schatten en te plannen schrijven we de miniprojectjes uit, de userstories. De vorm die wij gebruiken is:

Als [rol] wil ik [functie/product] zodat [gewenst resultaat].

Waarbij er in de omschrijving geen onduidelijkheden of tegenstrijdigheden zitten. Het moet ook op zichzelf staand activiteit of deliverable zijn. Dus geen andere werkzaamheden of deliverable in de omschrijving bevatten. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een e-mailcampagne. Briefing, tekstschrijven, vormgeving, maken van e-mailtemplate, het maken van een landingspagina en het versturen naar geselecteerde ontvangers zijn allemaal aparte projectjes.

Discipline

Dagelijks stand-ups houden is geen ritueel dat voor elke klant of situatie geschikt is. Met de meeste klanten hebben we tijdens de sprint 2x per week een call. Dit is vaak voldoende om de voortgang er in te houden. Tijdens de stand-up kijken we op het online sprintboard naar de werkzaamheden in de sprint. We lopen ze allemaal na en verplaatsen ze tijdens de stand-up van “Busy” naar “Done” en van “Sprint backlog” naar “Busy”. Zo zorgen we dat iedereen ziet wat de status en voortgang is.

Zelf houden we elke dag een stand-up en bespreken dan alle acties die we voor die dag gepland hebben staan. Voor alle klanten en onze eigen activiteiten. Zo houden we overzicht en controle op voortgang van alle lopende activiteiten.

Tools

Voor de sprintboarden gebruiken we Trello. Hierin maken we voor elke klant een eigen board aan. Alle teamleden gebruiken Trello en de meeste stakeholders kijken er op mee. Het fijne van Trello is dat iedereen online mee kan kijken en door het gebruik van de userstories niet te gedetailleerd is.

Voor taken gebruiken wij en alle teamleden Asana. Sommige stakeholders kijken mee, maar voor de meesten is dit veel te gedetailleerd. Het mooie van Asana is dat je projecten kan groeperen en kan laten zien in een kalenderoverzicht. Zo gebruiken we Asana voor het opzetten en bijhouden van contentkalenders.

Laat wat van je horen

*