Hoe wij SCRUM gebruiken

Ondanks dat SCRUM bedacht is voor grotere teams die software ontwikkelen is het goed toe te passen met kleinere teams (of zelfs solo) en in andere branches. Daarom een kijkje in onze keuken zodat je een beeld hebt hoe SCRUM voor kleinere teams is toe te passen.

SCRUM in marketing en communicatie

Onze branche -marketing en communicatiebranche- is een mooi voorbeeld van gebruik van SCRUM in een andere branche dan softwareontwikkeling. Marketeers kregen al vroeg te maken met SCRUM omdat ze vaak software of techniek gebruiken om hun acties uit te voeren. En de software- en webdevelopers gebruikten steeds vaker die methodiek. Dat liep niet synchroon met de manier van werken van de marketeers en hun verwachtingen. Zij hebben vaak een helder beeld voor ogen en een harde deadline. De techneuten met hun SCRUM werkten ineens “incrementeel” en wilden geen harde toezeggingen doen over het opleveren van functionaliteiten. De marketeers merkten wel dat developers makkelijker omgingen met veranderende wensen. Want dat kunnen marketeers heel erg goed, op het laatste moment nieuwe inzichten, net andere wensen of prioriteiten stellen. Dus het was best fijn eigenlijk, dat er ruimte is voor aanpassingen. De logische stap is dan om dezelfde cyclus aan te nemen en ook te gaan werken in sprints.

SCRUM is niet voor alles

Voor je dagelijkse werkzaamheden is SCRUM gebruiken zinloos. Zo gaat een boekhouder niet elke 2 weken een sprint plannen met werkzaamheden die hij toch al dagelijks uitvoert. Maar stapt hij over naar een nieuw softwarepakket dan is SCRUM heel handig. Want dat doe je in stapjes en je werkt naar een eindresultaat.

Voor ons zijn dat de criteria om te kiezen voor SCRUM. Een eindresultaat waarvoor de werkzaamheden zijn op te knippen in kleinere brokken en die afzonderlijk van elkaar gerealiseerd kunnen worden. Wij noemen ze ook wel miniprojectjes. SCRUM helpt ons om focus te houden op dat deel van de werkzaamheden en die dan ook gedaan te krijgen. Zelfs als we met meerdere partijen samenwerken.

Omschrijving van de miniprojectjes

Om alles goed in te schatten en te plannen schrijven we de miniprojectjes uit, de userstories. De vorm die wij gebruiken is:

Als [rol] wil ik [functie/product] zodat [gewenst resultaat].

Waarbij er in de omschrijving geen onduidelijkheden of tegenstrijdigheden zitten. Het moet ook op zichzelf staand activiteit of deliverable zijn. Dus geen andere werkzaamheden of deliverable in de omschrijving bevatten. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een e-mailcampagne. Briefing, tekstschrijven, vormgeving, maken van e-mailtemplate, het maken van een landingspagina en het versturen naar geselecteerde ontvangers zijn allemaal aparte projectjes.

Discipline

Dagelijks stand-ups houden is geen ritueel dat voor elke klant of situatie geschikt is. Met de meeste klanten hebben we tijdens de sprint 2x per week een call. Dit is vaak voldoende om de voortgang er in te houden. Tijdens de stand-up kijken we op het online sprintboard naar de werkzaamheden in de sprint. We lopen ze allemaal na en verplaatsen ze tijdens de stand-up van “Busy” naar “Done” en van “Sprint backlog” naar “Busy”. Zo zorgen we dat iedereen ziet wat de status en voortgang is.

Zelf houden we elke dag een stand-up en bespreken dan alle acties die we voor die dag gepland hebben staan. Voor alle klanten en onze eigen activiteiten. Zo houden we overzicht en controle op voortgang van alle lopende activiteiten.

Tools

Voor de sprintboarden gebruiken we Trello. Hierin maken we voor elke klant een eigen board aan. Alle teamleden gebruiken Trello en de meeste stakeholders kijken er op mee. Het fijne van Trello is dat iedereen online mee kan kijken en door het gebruik van de userstories niet te gedetailleerd is.

Voor taken gebruiken wij en alle teamleden Asana. Sommige stakeholders kijken mee, maar voor de meesten is dit veel te gedetailleerd. Het mooie van Asana is dat je projecten kan groeperen en kan laten zien in een kalenderoverzicht. Zo gebruiken we Asana voor het opzetten en bijhouden van contentkalenders.

Jouw inbound marketing team

Inbound marketing draait allemaal om het vullen van je funnel met leads en het converteren ervan naar klanten. Maar ook over het vasthouden en heractiveren van klanten. Daarvoor heb je een heel team nodig. En als MKB’er let je natuurlijk scherp op je budget. Maak kennis met jouw inbound marketing team. Een set goedkope tools die je met elkaar laat samenwerken om meer leads te genereren en klanten te binden.

Je aanvallers

In de spits staan de landingspagina’s op je site. Hier spelen de vleugels de bal naar toe en kop je ‘m in. Vaak kun je in het content management systeem van je site de nodige landingspagina’s maken. Maar dat kan nog best veel tijd en moeite kosten. Daarom zijn er tools waarin je snel en goed landingspagina’s maakt en integreert met je site, nieuwsbrief of social media. Topnamen zijn Instapage, Wishpond en Instabuilder.

Op de linkervleugel staat social media. Hiermee help je jouw boodschap de wereld in en vertel je jouw verhaal. Mensen kunnen vluchtig met je kennismaken of jij benadert anderen die je interessant vindt of waar je iets van wilt leren. Het toverwoord is hier engagement. Je spelers zijn Hootsuite, SocialBro, Social Report en OBI4Wan.

Op de rechtervleugel staat e-mailmarketing. Jouw laadgenerator: het versturen van nieuwsbrieven en het mailen van mensen die voor specifieke dingen op je site zijn geweest. Hier maak je een start met marketing automation door verschillende berichten automatisch in een bepaalde volgorde te verzenden of te laten versturen door acties van bezoekers van je site. Hiermee drijf je klanten en prospect naar de top van de funnel. Hier staan namen als Mailchimp, CampaignMonitor, Copernica en MailPlus.

Je middenvelders

Centraal staat CRM, het bijhouden van je klanten, prospects en leads. Het gaat hier om de personen die je kunt identificeren. Zorg dat je zo specifiek mogelijke informatie verzamelt om van lead naar klant te kunnen komen. Er zijn superveel pakketten waarmee je dat voor weinig geld kunt managen. Klinkende namen zijn Zoho CRM, Sugar CRM, Insightly, Perfectview en Microsoft Dynamics.

Op mid-mid staat je blog. Dit is het hart van je activiteiten en je spelverdeler als het ware. Je doelgroep en klanten komen hier keer op keer terug om informatie op te halen, leuke dingen te delen of contact te houden met een community. De meest bekende speler is WordPress, maar ook Drupal of Joomla zijn goed inzetbaar.

Je verdedigers

In de verdediging staat SEO, zoekmachineoptimalisatie. Verkeerd woord, want je optimaliseert jouw content voor de zoekmachines niet dat jij de zoekmachine verbetert. Jij blijft met je handjes gewoon van Googles’ wonderkindje af 😉 Door je content zo te maken dat het relevant en aantrekkelijk is voor je doelgroep kom je hoger in de zoekresultaten te staan. Met verschillende tooltjes kun je kijken of je aan de basics voldoet en of je site technisch in orde is. Laadtijd en mobiele toegankelijkheid tellen tegenwoordig zwaar mee in de score van je site. Spelers zijn Yoast, MOZ SEO Toolbar en Google zelf die je inzicht en tips geven om je content en site te verbeteren.

Op doel staat online analyse. Alles is meetbaar. Het bijhouden van KPI’s en dagelijks daar op sturen bepaalt het succes van je inspanningen. De grootste speler is Google Analytics waar je veel data van verschillende online verkeersstromen bij elkaar verzamelt. Verkeer op je site van zoekmachines, online adverteren, je e-mailmarketing en social media. Het helpt als je de bronnen hiervoor in een dashboard zet. Dan zie je sneller de verbanden tussen de verschillende middelen. Goede spelers zijn Cyfe, Geckoboard, Clicdata en Klipfolio.

Hiermee heb je een sterk team om inbound marketing mee uit voeren. Het mooie is dat je als MKB’er relatief goedkoop met inbound marketing aan de slag kunt. Een Eredivisie speler met alle vaardigheden kun je altijd later nog overwegen, als je meer ervaring en dus meer wensen en eisen hebt. Kijk dan naar spelers als Hubspot, SharpSpring, Pardot of Oracle Marketing Cloud (Eloqua).

Minority Report achtige interface, nu in je kamer

Heb je Minority Report gezien? Alleen vanwege de vele mogelijke voorbeelden van near field communication al een must om te zien voor elke marketeer. Voor geeks is ook de interface kicken waarmee Tom Cruise de aanstaande moordenaars opspoort. Ik kan me goed voorstellen dat zo’n 3D omgeving het makkelijker maakt om verbanden te vinden in grote hoeveelheden data. Het is dan ook niet gek dat er een trend is om gegevens uit databases visueel toegankelijk te maken.

Oblong is een bedrijf dat zo’n interface voor een groot deel heeft gebouwd. In real life te bewonderen. Helaas nog niet in mijn huis…

Advertentiesucces

Ja, want dat beloofd Google Analytics. Nu uitvinden hoe het werkt en welke parameters je kunt beïnvloeden.

De eerste horde is genomen, de belangrijkste pagina’s worden meegenomen in de analyse. Er is wel meer traffic nodig op mijn website om het goed te kunnen zien. Mail je vrienden! 😉

De leukste feature die ik zo snel kon ontdekken is deze:

Google Analytics overlay

Je kunt de kliks op de links in je eigen pagina zien. En dus de relevantie van de link voor de bezoeker. Als ik de tweaks doorheb en verschillen kan laten zien kom ik hierop terug.

Groeten, Simon